Influx A/S har en klar vækstambition, og det var netop den ambition, der for et halvt år siden ledte virksomheden til at række ud efter Smartdays digitale løsninger. I dag eksisterer der ikke længere papirnusseri hos produktions- og servicevirksomheden – al timeregistrering og planlægning foregår digitalt.

 

 

 

 

 

Den fynske produktions- og servicevirksomhed Influx A/S sætter en ære i at gøre deres kunders produktions- og arbejdsprocesser mere effektive og økonomiske. Og lige netop derfor var en effektivisering af virksomhedens egne arbejdsprocesser oplagt.

For bare fem måneder siden foregik al administration hos Influx manuelt. Når medarbejderne skulle registrere deres opgaver og timer foregik det gennem ugesedler, der skulle udfyldes og indleveres fysisk. Det betød, at de medarbejdere, der dagligt ligger deres timer ude hos kunderne, skulle bruge tid på at køre ind forbi kontoret med deres ugesedler. Kim Granberg, som er værkfører
hos Influx, samlede og godkendte ugesedlerne hver uge.
”En ugeseddel for hvert projekt giver temmelig mange ugesedler, og det var et værre arbejde at gennemgå de mange sedler og enormt tidskrævende. Det betød også, at der ofte gik lang tid fra udført opgave til selve faktureringen,” siger Kim Granberg.

Influx undersøgte flere forskellige digitaliseringsløsninger, der skulle hjælpe dem af med papirarbejdet, men valget faldt på den cloudbaserede optimeringsløsning Smartday, som med deres brugervenlige system og fleksibilitet passede perfekt til virksomhedens udfordringer.

”Smartday tilbød en cloudbaseret løsning med mange forskellige muligheder og funktioner, der hele tiden bliver opdateret. De kom ud til os og underviste vores medarbejdere i at bruge systemet og sørgede for, at det hele kom op og køre på under en uge,” siger Kim
Granberg.

Digital løsning, der skaber overblik og grobund for vækst

I dag går faktureringen langt hurtigere hos Influx end for blot fem måneder siden. Når en medarbejder afslutter en opgave om mandagen, kan bogholderiet allerede gå i gang med at fakturere for opgaven tirsdag morgen.

Ifølge administrerende direktør hos Influx Ebbe Bojer skaber den digitale løsning fra Smartday grobund for vækst:

”Ugesedler er et ældgammelt system, og vi skal generelt blive bedre til at bruge den nye teknik, der er kommet. Vi vil gerne vækste, og hvis vi skal gøre det med samme administrative materiale, er vi nødt til at effektivisere digitalt,” siger Ebbe Bojer.

Influx som blandt andet hjælper deres kunder med at
producere øl og marmelade, huser 30 medarbejdere, hvoraf 19 af dem er klejnsmede. De har alle fået udleveret en smartphone, hvorfra de bruger Smartdays løsninger hver eneste dag til at planlægge og timeregistrere på farten.
”Smartday er ideelt for os, fordi størstedelen af vores
medarbejdere arbejder ude hos vores kunder. Gennem Smartday kan de registrere deres opgaver og timer på farten, og det gør deres hverdag langt mere effektiv. Blandt andet betyder det, at de ikke behøver at tage
forbi kontoret efter arbejde, men kan tage direkte hjem og holde fri efter en lang dag,” siger Ebbe Bojer.

Det var slet ikke så svært

Efter matchet mellem Influx og Smartday er der sket store ændringer. Stort set al administration foregår i dag digitalt. Det har givet meget mere effektive arbejdsgange til glæde for både kunder, administrationen og medarbejderne.

”Jeg må indrømme, at jeg var nervøs over for, hvordan medarbejderne ville tage imod digitaliseringen, for it hører jo ikke til deres fag. Men det hele er bare gået efter bogen, og selvom nogle medarbejdere gerne ville tilbage til det gamle i starten, så hører jeg ikke nogen negative kommentarer i dag,” siger Ebbe Bojer.

Influx har i den grad fået øjnene op for den digitale udvikling. De er for nyligt begyndt at bruge Smartdays planlægningssystem til at se fremad, og så er de også på udkig efter endnu flere digitale løsninger – blandt andet et nyt økonomisystem, som selvfølgelig skal være
kompatibelt med Smartday.